אינדקס חשבונות
אינדקס החשבונות במערכת 'קוד- בינה' מאפשר הגדרות מורכבות ביותר לכלל כרטיסי החשבון במערכת.
בנוסף להגדרות כלליות ושיוך הכרטיסים לקבוצות השונות, מאפשרת התוכנית לנהל ארכיון מסמכים לכרטיס, אנשי קשר ועוד.
ספר הטלפונים והכתובות של לקוחות/ספקי החברה מתעדכן אף הוא בתוכנית זו.
התוכנית מאפשרת הדפסת אינדקס במבנה קבוע וכן בכל מבנה שהמשתמש יקבע באופן עצמאי במחולל האינדקס.
חשוב לדעת:
* תיקון/שינוי באינדקס החשבונות ניתן לביצוע בכל שלב מאוחר יותר.
* מחיקת חשבון ניתנת רק לחשבונות ללא תנועות.
* המערכת מתריעה על חשבונות בעלי שם זהה.
* ניתן לבצע בדיקת תקינות עוסק ואישור ניכוי במקור בהתחברות אינטרנט ישירה לאתר שע"מ מתוך התוכנית.
מספר חשבון (מספר חשבון נומרי עד 12 ספרות) - כדי להוסיף חשבון חדש לקבוצת מאזן שעדיין לא קיימים בה פריטים כלל, יש למלא מס' קבוצה ולמלא מס' פריט.
כדי להוסיף חשבון חדש לקבוצת מאזן שקיים בה לפחות פריט אחד, יש למלא מס' קבוצה וללחוץ על כפתור המנורה. באופן אוטומטי יתמלא מס' העוקב למס' הפריט הקודם שנפתח בקבוצה.
כדי לפתוח קבוצה, ע"ע 'הגדרת קבוצות' בתפריט 'הגדרות'.
חש. מרכז - חשבון מרכז משמש כחשבון 'אב' למספר חשבונות 'בנים'. שימושי עבור חברות גדולות שלהן מס' אתרים ויש צורך לשייך חשבוניות ופעולות מסויימות לאתר ('בן') מסויים, אך בסיכום של תקופה כלשהי, לשלוח דוחות (בין היתר), לחשבון הראשי ('אב').
יש לסמן ✔ באמצעות העכבר, אם חשבון זה הינו מרכז עבור חשבונות אחרים כפי שהוגדרו ושויכו אליו.
קבוצת על - קבוצות-על מאפשרות לחברות גדולות, המנהלות מס' רב של קבוצות-מאזן לקבץ מס' קבוצות-מאזן בעלות מכנה משותף כלשהו, לקבוצת-על אחת. כך ניתן ליצור מס' קבוצות-על שכל אחת 'תכיל' בתוכה מס' קבוצות-מאזן.
כברירת מחדל, המערכת מחלקת מסווגת את כל קבוצות המאזן לקבוצת-על אחת ששמה: 'ראשית'.
בכדי לשייך את החשבון לקבוצת-על שונה, יש להקליד את שמה או לבחור אותה מתוך הרשימה (כפתור מיניסופט).
סוג חשבון - יש לבחור את סוג החשבון לפי האפשרויות בטבלה. ניתן להשתמש באותיות הקיצור, כך לדוגמא: הקלדת האות 'ב' מימין לתיבת הבחירה, תעלה את סוג החשבון: 'חשבון בנק- התאמה', הקלדת 'ל' תעלה את סוג החשבון: 'חשבון לקוח בשיווק' וכו'.
שם חשבון - הקש שם חשבון עד 25 תווים. אם השם כבר קיים, המערכת תתריע על כך.
קבוצת מאזן - קבוצות המאזן מרכזות כל אחת סוג מסויים של חשבונות.
לדוגמא: קב. מאזן 'לקוחות', מרכזת בתוכה את כל החשבונות מסוג: 'חשבון לקוח בשיווק'.
יש להקליד או לבחור מתוך הרשימה את קבוצת המאזן לה ישויך חשבון זה.
רווח / הפסד - בחר האם חשבון זה הינו תוצאתי או לא.
מטבע משולב - חשבון מנהל מטבע משולב- עבודה עם מס מטבעות שונים.
מצב חשבון - חשבון פעיל- ניתן לבצע פעולות. חשבון לא פעיל- לא ניתן לבצע פעולות.
רמת הרשאה - רשום רמת הרשאה לכניסה לחשבון זה עפ"י רמות הרשאת המשתמשים בחברה. (לא ניתן להיכנס לחשבון זה או לבצע בו פעולות מתחת לרמת הרשאה שנקבעה).
1 -הגבוהה ביותר עד 99- הנמוכה ביותר (כולם).
חשבון מרכז - אם חשבון זה הוא חשבון 'בן' של חשבון 'אב', יש לבחור בשדה זה את חשבון ה'אב'.
(להסבר ראה 'חש. מרכז' לעיל).
קבוצת ריכוז - בחר ושייך חשבון זה לקבוצת ריכוז (אופציונלי).
קבוצת סטטוס - לחברות המתנהלות בתחומי עבודה שונים ויש צורך לנהל רווח\הפסד בכל תחום בנפרד, קיימת האפשרות לפתוח קבוצת סטטוס עבור כל מחלקה בחברה, לדוג': ייצור, חנות, עבודות חוץ וכו'. יש לפתוח חשבון חדש עבור כל אחת מהמחלקות ולשייך בשדה זה את החשבונות המתאימים לכל קבוצת סטטוס.
לשונית: כללי
יש למלא את הפרטים המזהים של החברה.
חובה למלא מ.ז תקין. בלחיצה על כפתור הגלובוס תתבצע בדיקת תקינות המ.ז מול הרשויות, באמצעות האינטרנט.
ניכוי במקור- אופציה לחשבונות ספקים.
* רשום '% נ. במקור' ותאריך תוקף. בפטור מלא יש לרשום 99.
* בשדה השמאלי יש לרשום אחוז לניכוי באם אין אישור או פג תוקף האישור (מומלץ: 30%).
* בלחיצה על כפתור הגלובוס, ניתן לבצע בדיקת '% נ.ב' לעוסק מול הרשויות.
מספרי טלפון ופקס- אופציה לחשבונות ספקים/לקוחות.
סוכן- אופציה בשיווק. יש לבחור את הסוכן המקושר לספק/לקוח זה מתוך רשימת החשבונות שהוגדרו כסוג 'סוכן בשיווק'.
Email- דואר אלקטרוני. אופציה לחשבונות ספקים/לקוחות.
תנאי אשראי - תנאי אשראי ללקוח\ מהספק: רגיל/שוטף+ .
אובליגו ללקוח- סכום אשראי מקסימלי ללקוח.
* מצב ללא - לא יבדק אובליגו.
* מצב התראה - תופיע התראה במקרה חריגה.
* מצב קשיח - לא תתאפשר הפקת מסמכי שיווק בעת חריגה.
סימונים נוספים:
* האם לכלול שיקים שטרם נפרעו באובליגו.
* האם לכלול גם הזמנות בחישוב אובליגו.
פרטי חשבון בנק - פרטי חשבון בנק ללקוח/ספק (אופציה בשיווק) לצורך הפקה מהירה של קבלה ללקוח או תשלום במס"ב לספק.
הערות לחשבון - הערות כלליות לחשבון.
הוספת תו @ בסיום השורה יקפיץ את ההערה בכל חלון בתוכנה בו יוקלד מס' חשבון זה.
לשונית: הנח"ש
סמן עבור חשבון ספק בלבד:
סוג ספק- מקומי\ תושב חוץ\ רשות פלסטינאית.
סוג תיק במס הכנסה- עצמאי\ חברה\ עוסק מורשה\ חברה בינלאומית.
תאור עיסוק ספק- ניתן למלא תיאור לעיסוק הספק.
פקיד שומה- ניתן לבחור מתוך רשימת הפקידים את פקיד השומה ששייך לספק זה.
סמן לצורך הדיווח כפי שמפורט להלן, בהתאמה לחשבון:
מכירת רכוש- לא יכלל בדוח מקדמות מס.
רשות פלשתינאית- אחוז מע"מ ודוח PCN.
לקוח פרטי- דוח מע"מ PCN.
לשונית: שיווק
לשונית: כללי
שם ארוך- ניתן למלא שם ארוך לחשבון (עד 99 תווים).
כ. למשלוח- ניתן למלא כתובת למשלוח באם היא שונה מכתובת החברה.
לשונית: קישור למסמך
הערות מסמך- פרטים קבועים שיופיעו במסמכי המכר ללקוח זה.
% הנחה כללית למסמך- הנחה שתחול במסמכי לקוח ספציפי זה.
מחסן- מאיזה מחסן נמשכת הסחורה ללקוח זה.
מכירות- חשבון מכירות ללקוח זה.
קניות- חשבון קניות מספק זה.
קופה- קופה מיוחדת ללקוח זה.
הגדרות אלו ניתן לבצע לכל קבוצת לקוחות/ספקים דרך: 'הגדרת קבוצות' > לשונית 'מאזן' > שדות נוספים.
לשונית: חברות ממשלתיות
ניתן למלא פרטים לעבודה עם חברות ממשלתיות.
לשונית: הדפסת מסמך
הגדרות הדפסת מסמכים ללקוח זה.
ניתן גם להגדיר דרך: 'שיווק' > 'הגדרות הדפסה: מסמכים'.
לשונית: תקציב- התוכנית בפיתוח.
כפתור קליטת כרטיסים מקובץ אקסל:
שים לב! לפני העלאת הקובץ למערכת, יש להיכנס לקובץ ולסמן את העמודה הראשונה (בעזרת לחיצה על האות הלועזית שמעל הכותרת), בתפריט העליון לבחור 'נתונים' -> 'טקסט לעמודות' -> הבא -> הבא -> ב'תבנית נתוני עמודה' לבחור 'טקסט' וללחוץ על סיום.
יש לבצע פעולה זו עבור כל עמודה בנפרד.
באינדקס החשבונות:
1. עבור למצב 'תיקון'.
2. יש ללחוץ על כפתור 'קליטת אינדקס חשבונות מאקסל'.
3. יש לעקוב אחר ההוראות ולהעלות את הקובץ המתאים.
4. לחיצה על כפתור 'הבא' (חץ שמאלה).
5. יש לבחור לכל שדה את העמודה המתאימה לו בקובץ.
6. לחיצה על כפתור 'הבא' (חץ שמאלה).
7. כעת יופיעו הנתונים המוכנים לקליטה מקובץ האקסל. ניתן לסמן אילו נתונים להעביר ואילו לא.
8. לחיצה על כפתור 'הבא' (חץ שמאלה), תבצע את קליטת הנתונים לאינדקס החשבונות.
הוספת מסמך סרוק לחשבון:
יש לעבור למצב תיקון וללחוץ על כפתור המצלמה.
יש לבחור את התמונה מהמחשב באמצעות לחיצה על כפתור הדיסקט, או לקלוט
ישירות מהסורק ע"י לחיצה על כפתור הסורק.
ניתן לערוך באמצעות הכפתורים השונים:
כפתור סריקת מסמכים מקובץ (דיסקט)- מאפשר פתיחת תמונה קיימת מכונני המחשב הזמינים. יש לבחור את התמונה הרצויה וללחוץ על כפתור השמירה.
כפתור הדפסה (מדפסת)- מאפשר שמירת הקובץ על המחשב.
כפתור שכתוב תמונה (סורק)- מאפשר פתיחת ההתקן שממנו תתקבל התמונה- סורק\מצלמה.
כפתור בחירת מנהל התקן לסורק (צלחת לווין)- מאפשר בחירת הסורק\ מצלמה שמהם יתקבלו התמונות.
יש לתת שם למסמך ולשמור בלחיצה על כפתור הספר.
הערה: אין הגבלה למספר הסריקות של מסמכים לכל כרטיס חשבון. המסמכים נשמרים בדחיסה של עד 50,000 מסמכים ב- 1GB.
כפתורים:
כפתור 'שמירה'- שמירת הנתונים שהוקלדו ופתיחת חשבון חדש \ עדכון חשבון קיים. קיצור: F11.
כפתור 'מחיקה'- מחיקת חשבון קיים.
כפתור 'הדפסה'- פותח מחולל דוחות ל'אינדקס חשבונות'. ניתן להדפיס פרטים על כל החשבונות הקיימים, תוך בחירת החיתוכים והמיונים הרצויים.
כפתור 'הצגת צילום מסמך'- מאפשר לשמור במערכת, עבור החשבון המסויים, מסמכים סרוקים השייכים לחשבון זה. הדבר מקל מאוד על מנהלי החשבונות של החברה ומסייע בחיסכון זמן יקר המתבזבז על תיוק וחיפוש ידניים של מסמכים. להעלאת מסמך למערכת, ראה 'הוספת מסמך סרוק לחשבון'.
כפתור 'העברת אינדקס חשבונות לספר טלפונים ולמועדון לקוחות'- מאפשר להעביר את פרטי החשבון לספר הטלפונים ו\או למועדון לקוחות.
כפתור 'פתיחת כרטיס חדש לקבוצה'- מאפשר הכנסה אוטומטית של המס' העוקב למס' הכרטיס הקודם שנפתח באותה קבוצת מאזן, בעת פתיחת כרטיס חדש.
כפתור 'אנשי קשר'- ניתן לקשר לחשבון זה בעלי תפקידים הקשורים לחשבון לקוח/ספק זה: שמות, תאור תפקיד, טלפון ישיר והערות שונות לבעלי התפקיד. אין הגבלה למספר אנשי הקשר לכל חשבון.
כפתור 'קליטת אינדקס חשבונות מאקסל'- מאפשר קליטת כרטיסים לאינדקס החשבונות מקובץ אקסל. ראה לעיל 'קליטת כרטיסים מקובץ אקסל'.